Dit is het privacy statement van Hypotheken Data Netwerk (HDN). In dit statement legt HDN uit welke persoonsgegevens worden verwerkt en hoe wordt omgaan met deze gegevens.

HDN verwerkt uw persoonsgegevens doordat u:

1. Medewerker bent van een partij die is aangesloten bij HDN;
2. Zich heeft aangemeld voor de HDN Nieuwsbrief;
3. Contact met HDN heeft opgenomen;
4. Bezoeker bent van het kantoor van HDN.

Naam:
Coöperatieve Vereniging HDN Beheer B.A.

Adres:
Rijnzathe 12E, 3454 PV in De Meern

Telefoon:
0182 – 750 585

E-mail:
info@hdn.nl

KvK:
37079292

HDN verzorgt het transport van informatie ten behoeve van financiële producten (zoals hypotheken, kredieten en verzekeringen) in een standaard berichtformaat over een beveiligd platform, het HDN Platform. Op basis van informatie verkregen uit deze berichten, publiceert HDN overzichten met marktinformatie via HDN Index.

Om haar dienstverlening te kunnen realiseren, werkt HDN samen met meerdere partijen en biedt HDN ondersteunende diensten waardoor uw (persoons)gegevens bij HDN bekend (moeten) zijn. Per onderwerp wordt dit hieronder toegelicht:

Het systeem ‘HDN Portaal’ biedt medewerkers van bij HDN aangesloten partijen ondersteunende functies voor het gebruik van de diensten van HDN zoals het HDN Platform, HDN Index, de HDN Standaard en de communicatie aan gebruikers. In HDN portaal wordt bijvoorbeeld vastgelegd: wie heeft toegang tot HDN Index en wie ontvangt de specifieke nieuwsbrieven van HDN?

De volgende gegevens worden hiertoe in het HDN Portaal vastgelegd: naam, e-mailadres en mobiel telefoonnummer (vanwege 2FA voor degene die toegang moeten hebben tot het HDN Portaal).

De grondslag hiervoor is uitvoering van de overeenkomst tussen HDN en de organisatie waarvoor u werkt, met als doel de contractueel afgesproken dienstverlening van HDN te kunnen leveren. U bent niet verplicht deze gegevens te verstrekken en kunt uw toestemming dan ook weer intrekken. Dat kan echter tot gevolg hebben dat u uw rol binnen uw organisatie niet (afdoende) kunt vervullen. Een verzoek tot aanpassing of verwijdering van uw gegevens kunt u indienen bij de beheerder van het portaal binnen uw organisatie. Onderneemt u geen actie, dan blijven uw gegevens bewaard totdat deze door de beheerder of op uw verzoek worden verwijderd.

Indien u zich enkel heeft aangemeld voor de algemene Nieuwsbrief van HDN: zie dan hieronder bij Nieuwsbrief.

In de certificatenadministratie worden gegevens vastgelegd van partijen die met een HDN Certificaat zijn aangesloten op het HDN Platform en van personen (en evt. machtigingsgevers) die betrokken zijn bij de aanvraag en/of verlenging van het certificaat.

De volgende gegevens worden in deze administratie vastgelegd: naam, e-mailadres, einddatum geldigheid van uw ID, de naam van de organisatie waarvoor u werkt en haar KvK-nummer.

Voor het aanvragen van het HDN Certificaat geldt de grondslag toestemming die u heeft gegeven tijdens het aanvragen van dit certificaat, met als doel uw systeem te kunnen aansluiten op het HDN Platform en daardoor o.a. aanvragen voor een hypotheek of een ander product te kunnen versturen of ontvangen.

U bent verplicht deze gegevens te verstrekken aangezien HDN moet controleren of uw bedrijf werkzaam is in de financiële dienstverlening en u namens het bedrijf bevoegd bent om een aansluiting tot het HDN Platform aan te vragen. Uw gegevens blijven 15 maanden bewaard en worden daarna automatisch verwijderd. Indien u binnen deze periode een verlenging van het HDN Certificaat aanvraagt, dan worden uw gegevens wederom voor een periode van 15 maanden bewaard. Op uw verzoek kunnen uw gegevens worden verwijderd, maar dat heeft tot gevolg dat u zich bij een eventuele verlenging van het HDN Certificaat wederom dient te identificeren, het uittreksel KvK van de organisatie waarvoor u werkt en evt. een machtigingsformulier opnieuw dient aan te leveren.

HDN gebruikt Confluence (een systeem dat is ontwikkeld als ‘bedrijfs-wikipedia’) o.a. om informatie over de HDN Standaard, de diverse procedures en handleidingen te delen met medewerkers van partijen die zijn aangesloten bij HDN.

De volgende gegevens worden hiertoe in het Confluence-systeem van HDN vastgelegd:
naam, e-mailadres en de organisatie waarvoor u werkt.

Deze gegevens zijn van uzelf of van uw organisatie verkregen.

De grondslag hiervoor is toestemming die u of uw organisatie heeft gegeven, met als doel u te informeren over producten, diensten en bijzonderheden van HDN. U bent niet verplicht om uw gegevens voor dit doel te (laten) verstrekken. Indien gewenst dan kunt u zich afmelden via bovenstaande contactmogelijkheden. Uw gegevens worden dan verwijderd, waarna u geen toegang meer heeft tot gegevens die wellicht noodzakelijk zijn om uw werkzaamheden uit te voeren. Onderneemt u geen actie, dan blijven uw gegevens bewaard totdat deze op uw
verzoek worden verwijderd.

HDN houdt een bestand bij met gegevens van haar relaties. Dat zijn b.v. medewerkers van partijen die zijn aangesloten bij HDN, maar ook leveranciers, afnemers en derden.

De volgende gegevens worden in het relatiebestand vastgelegd: geslacht, naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer en indien van toepassing ook de naam van de organisatie waarvoor u werkt en de vorm van uw relatie met HDN. Voor een eenduidige registratie koppelt HDN een relatienummer aan uw gegevens.

Het relatiebestand van HDN kent als grondslag de overeenkomst tussen HDN en de andere contractspartij met als doel het onderhouden van het contact, de afspraken na te komen en tijdig aan de financiële verplichtingen te voldoen. Uw gegevens zijn verkregen van uzelf of van de organisatie waarvoor u werkt.

Als u zelf een contractuele relatie heeft met HDN dan bent u verplicht deze gegevens te verstrekken zodat HDN haar contractuele verplichtingen kan nakomen. Uw gegevens blijven in ieder geval bewaard in het relatiebestand zolang u een contractuele relatie heeft met HDN. Daarna worden zij op uw verzoek verwijderd.

Indien de organisatie waarvoor u werkt een contractuele relatie heeft met HDN, maar uw gegevens niet benodigd zijn voor het nakomen van de contractuele verplichtingen tussen HDN en die organisatie, dan kunt u uw gegevens laten verwijderen. U kunt hiervoor contact opnemen met HDN via bovenstaande contactmogelijkheden. Onderneemt u geen actie, dan blijven uw gegevens bewaard in het relatiebestand.

Van iedereen die contact heeft opgenomen met HDN via e-mail, brief, telefoon of het contactformulier op de website, worden persoonsgegevens vastgelegd, bijvoorbeeld in het systeem van de HDN Servicedesk.

De volgende gegevens worden hierbij vastgelegd:
naam, e-mailadres en indien van toepassing ook uw adres, telefoonnummer en de naam van de organisatie waarvoor u werkt.

De grondslag hiervoor is toestemming met als doel uw vraag of verzoek te kunnen afhandelen. U bent niet verplicht uw gegevens te verstrekken, maar indien u uw gegevens niet (volledig) verstrekt, dan kan HDN uw vraag of verzoek wellicht niet (volledig) afhandelen. Uw gegevens blijven bewaard zolang het contact met HDN actief is c.q. uw vraag of verzoek is afgehandeld. Daarna worden uw gegevens verwijderd. Indien uw contact leidt tot het aangaan van een relatie, dan worden uw gegevens opgenomen in het relatiebestand (zie hierboven).

Indien u zich heeft aangemeld voor de algemene nieuwsbrief van HDN, dan worden de volgende gegevens vastgelegd: geslacht, naam, e-mailadres en evt. de naam van de organisatie waarvoor u werkt. Deze gegevens heeft HDN verkregen van uzelf.

De grondslag hiervoor is toestemming die u heeft gegeven, met als doel u te informeren over producten, diensten en bijzonderheden van HDN. U bent niet verplicht om uw gegevens te verstrekken. Onderaan elke nieuwsbrief treft u dan ook een optie aan waarmee u zich hiervoor kunt afmelden. Uw gegevens worden dan verwijderd waarna u geen nieuwsbrieven meer ontvangt. Onderneemt u geen actie, dan blijven uw gegevens bewaard totdat deze op uw verzoek worden verwijderd.

In het geval u heeft aangegeven specifieke nieuwsbrieven van HDN te willen ontvangen dan worden uw gegevens opgeslagen in het HDN Beheerportaal (zie boven).

Op de website van HDN (www.hdn.nl) is informatie over HDN te vinden. Deze website maakt gebruik van cookies om uw ervaring te verbeteren tijdens het navigeren op de website. Van deze cookies worden de cookies die noodzakelijk zijn, opgeslagen in uw browser omdat ze essentieel zijn voor de werking van de basisfunctionaliteiten van de website. Dit is wettelijk toegestaan; u kunt zich hiervoor niet afmelden.

De website maakt ook gebruik van cookies van derden die HDN helpen analyseren en begrijpen hoe u deze website gebruikt. Deze cookies worden alleen met uw toestemming in uw browser opgeslagen.

De grondslag hiervoor is toestemming die u heeft gegeven tijdens een eerste bezoek aan de HDN website, met als doel deze optimaal te laten aansluiten bij de behoefte van u als gebruiker en de kwaliteit en efficiency van de website te kunnen monitoren. U heeft de mogelijkheid om u af te melden voor deze cookies via de optie ‘Cookie toestemming’ die onderin uw browser wordt getoond. Het afmelden voor sommige van deze cookies kan echter invloed hebben op uw browse-ervaring.

Het enige gegeven dat wordt vastgelegd is uw IP-adres aangezien dit een rol speelt bij de beveiliging van de betrokken servers. Uw IP-adres wordt hiervoor gedurende een periode van 90 dagen bewaard. Indien daartoe aanleiding zijn, bijvoorbeeld omdat uw IP-adres wordt gekwalificeerd als ‘kwaadaardig’ of ‘verzender van spam’, dan wordt uw IP-adres bewaard tot het moment dat de hosting van de site wordt overgedragen aan een andere partij of totdat u hiertegen bezwaar aantekent.

Het bedrijfsverzamelgebouw waar HDN is gehuisvest, is toegankelijk tijdens kantoortijden. Daarbuiten is het pand afgesloten en alleen toegankelijk middels een sleutel of toegangspas.

Ter beveiliging van het pand zijn camera’s aangebracht. Indien buiten kantoortijden beweging wordt geconstateerd, dan worden foto’s van bewegende beelden via e-mail verstuurd naar degenen die betrokken zijn bij het beheer en de beveiliging van het pand. Indien blijkt dat er geen sporen van braak zijn, of niemand zich op enigerlei wijze (onterecht) toegang tot het pand heeft verschaft, dan worden de foto’s direct verwijderd. In het andere geval wordt de politie ingeschakeld en worden de foto’s aan hen overhandigd. Daarna worden zij door de beheerder/ beveiliger van het pand verwijderd.

De grondslag hiervoor is gerechtvaardigd belang: het beschermen van mensen en middelen.

Degene die het pand betreedt buiten sluitingstijd mag zich realiseren dat hij gefilmd wordt, waarbij mogelijk het geslacht en/of bijzondere persoonsgegevens worden vastgelegd, zoals geloof als dit met externe kenmerken of kleding zichtbaar is.

HDN en de beheerder van het pand zien het beveiligen van mens en middelen als belangrijker dan het risico van het mogelijk vastleggen van het geslacht en het beperkte risico van de vastlegging van een geloofsovertuiging van degene die zich doelbewust toegang tot het pand verschaft.

In bovenstaande gevallen is HDN de verwerkingsverantwoordelijke van persoonsgegevens.

HDN verstrekt geen gegevens aan derden behalve voor het verzenden van nieuwsbrieven waarvoor persoonsgegevens worden doorgegeven aan het door HDN gebruikte e-mail-marketingsysteem.

Uw gegevens worden altijd opgeslagen binnen de EU. HDN geeft uw gegevens niet door aan organisaties buiten de EU, ook niet tegen betaling.

HDN is niet voornemens dit beleid te wijzigen tenzij zij daartoe op basis van wet- en/of regelgeving verplicht is, HDN daartoe genoodzaakt is als gevolg van een rechtszaak en/of in het geval zij dat noodzakelijk acht ter bescherming van haar eigen rechten.

Doordat uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u bepaalde rechten.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Het recht op inzage de persoonsgegevens
• Het recht tot wijziging (rectificatie) van de persoonsgegevens
• Het recht op verwijdering van de persoonsgegevens
• Het recht om een gegeven toestemming weer in te trekken.

Voor de uitoefening van alle rechten geldt dat u deze kunt uitoefenen zoals beschreven bij bovenstaande onderwerpen. U kunt hiertoe echter ook een verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van HDN via bovenstaande contactmogelijkheden.

Heeft u een vraag of een klacht dan kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van HDN via bovenstaande contactgegevens. Mocht u na behandeling van uw vraag of klacht niet tevreden zijn, dan kunt u contact opnemen met de privacy toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij HDN is geen sprake van automatische besluitvorming of profilering op basis van de persoonsgegevens die verkregen zijn.

Dit privacy statement kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig het privacy statement na te lezen op eventuele wijzigingen. De huidige versie is 2024.03.27.